0:00
Halo semuanya, assalamualaikum
0:02
warahmatullahi wabarakatuh. Selamat
0:04
datang kembali di kelas manajemen
0:06
perkantoran dan layanan bisnis.
0:08
Pernahkah kalian membayangkan bagaimana
0:10
jadinya sebuah sekolah, rumah sakit,
0:13
atau perusahaan besar jika tidak ada
0:15
yang mengatur surat-menyurat, jadwal
0:17
pertemuan, atau data keuangan? Pasti
0:19
akan sangat kacau, bukan? Nah, di
0:22
situlah peran vital dari manajemen
0:27
Hari ini kita akan membedah tuntas apa
0:30
itu manajemen perkantoran. Mulai dari
0:32
definisi, fungsi hingga tren teknologi
0:34
kantor masa kini. Tujuan pembelajaran
0:37
kita hari ini adalah agar kalian
0:39
memahami hakikat kantor, fungsi
0:41
manajemen POAC dalam kantor, serta
0:43
mengenali sumber daya utama dalam
0:45
administrasi. Siapkan catatan kalian.
0:48
Mari kita mulai. Pertama, kita harus
0:50
sepakat dulu tentang definisi kantor.
0:53
Apakah kantor itu hanya sebuah gedung
0:55
bertingkat? Secara etimologi, kantor
0:58
berasal dari bahasa Belanda kantor yang
1:00
artinya ruang tempat bekerja. Namun, di
1:03
era modern, kantor memiliki makna
1:06
dinamis. Kantor dalam arti dinamis
1:08
adalah sebuah proses, yaitu proses
1:11
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
1:13
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
1:16
pendistribusian data. Jadi di manaun
1:19
aktivitas itu terjadi, itulah kantor.
1:22
Bahkan saat kalian mengerjakan tugas
1:24
OSIS menggunakan laptop di perpustakaan,
1:27
kalian sedang menjalankan fungsi kantor.
1:29
Itulah yang disebut dengan virtual
1:31
office atau kantor maya yang tidak
1:33
terikat ruang fisik. Sebagai calon
1:35
profesional, kalian wajib memahami
1:37
fungsi manajemen yang dikemukakan oleh
1:39
George Artery yang dikenal dengan
1:42
singkatan P O. Mari kita terapkan dalam
1:45
konteks kantor. Huruf P yang pertama
1:47
adalah planning atau perencanaan. Dalam
1:50
kantor, perencanaan meliputi menentukan
1:52
tujuan, menyusun prosedur kerja atau SOP
1:55
hingga merencanakan anggaran kebutuhan
1:57
alat tulis kantor. Tanpa rencana, kerja
2:00
kita akan asal-asalan. Huruf O adalah
2:02
organizing atau pengorganisasian.
2:05
Ini tentang membagi tugas. Siapa
2:08
mengerjakan apa? Siapa yang menjadi
2:10
resepsionis? Siapa yang mengelola arsip?
2:12
Dan siapa yang membuat laporan keuangan.
2:15
Struktur organisasi dibuat di tahap ini.
2:18
Huruf A adalah actuating atau
2:20
penggerakan. Ini adalah seni memimpin.
2:23
Bagaimana seorang manajer kantor
2:24
memotivasi stafnya agar bekerja
2:27
produktif, disiplin, dan harmonis. Dan C
2:30
adalah controlling atau pengawasan. Kita
2:33
perlu mengevaluasi apakah pekerjaan
2:35
sudah sesuai standar. Apakah ada
2:37
pemborosan kertas? Apakah arsip mudah
2:40
ditemukan kembali? Pengawasan menjamin
2:42
kualitas kerja agar fungsi POAC tadi
2:45
berjalan. Kantor membutuhkan bensin atau
2:48
sumber daya. Kita mengenalnya dengan
2:51
istilah 5 M. Mari kita bedah satu
2:53
persatu. Pertama, man atau manusia. Ini
2:58
adalah unsur terpenting. Tanpa staf
3:00
administrasi yang kompeten, komputer
3:02
canggih pun tidak akan berguna. Kedua,
3:05
money atau uang. Kantor butuh modal
3:08
untuk membayar gaji, membayar listrik,
3:11
internet, dan pemeliharaan gedung.
3:13
Ketiga, material atau bahan. Ini
3:17
mencakup barang habis pakai seperti
3:18
kertas, tinta printer, pulpen, dan klip
3:21
kertas. Keempat, mesin atau mesin. Di
3:25
era sekarang ini meliputi komputer,
3:28
laptop, scanner, printer, hingga mesin
3:31
penghancur kertas. Kelima, metod atau
3:34
metode, yaitu cara kerja standar atau
3:37
SOP agar pekerjaan efisien dan tidak
3:39
tumpang tindih. Selanjutnya, apa saja
3:41
sih yang dikerjakan orang kantor? Ruang
3:44
lingkupnya sangat luas, tapi bisa kita
3:46
rangkum. Pertama, menghimpun, mencari
3:49
data yang belum ada menjadi ada. Kedua,
3:52
mencatat, memberikan tulisan pada data
3:54
agar bisa dibaca. Ketiga, mengolah,
3:58
mengubah data mentah menjadi informasi
4:00
berguna. Contohnya menghitung total
4:02
penjualan harian. Keempat menggandakan
4:06
memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan.
4:08
Bisa difotokopy atau dican. Kelima,
4:11
mengirim, mendistribusikan informasi
4:14
lewat email atau surat fisik. Dan
4:16
keenam, menyimpan. Ini yang sering
4:18
disebut kearsipan. Menyimpan dokumen
4:21
agar aman dan mudah ditemukan saat
4:23
dibutuhkan. Teman-teman, dunia
4:25
perkantoran saat ini sedang mengalami
4:27
revolusi. Kita memasuki era otomatisasi
4:30
perkantoran. Pekerjaan manual mulai
4:32
digantikan software. Contohnya, dulu
4:35
kita menyimpan arsip di lemari besi yang
4:37
besar. Sekarang kita menggunakan Google
4:40
Drive atau Cloud Storage. Dulu kita
4:43
rapat harus bertemu fisik, sekarang kita
4:45
menggunakan Zoom atau Google Meet.
4:48
Sebagai lulusan SMK, kalian dituntut
4:50
tidak hanya bisa mengetik 10 jari. tapi
4:53
juga harus melag teknologi. Kalian harus
4:56
menguasai aplikasi kolaborasi seperti
4:59
Trelo, Slack, atau Canva. Selain hard
5:02
skill, soft skill juga penting.
5:04
Kemampuan komunikasi, kerja sama tim,
5:07
dan problem solving adalah kunci agar
5:09
kalian tidak bisa digantikan oleh robot
5:12
atau EI. Baiklah, kita sudah belajar
5:14
banyak hari ini. Mulai dari pengertian
5:17
kantor sebagai proses, fungsi POAC,
5:20
unsur 5M, hingga tantangan digitalisasi.
5:23
Manajemen perkantoran adalah jantung
5:25
dari organisasi. Jika manajemennya baik,
5:28
organisasi akan sehat. Untuk menguji
5:30
pemahaman kalian, silakan kerjakan kuis
5:33
yang linknya sudah Bapak Ibu taruh di
5:35
kolom deskripsi. Jangan lupa juga untuk
5:38
membaca modul bab 1 sebagai pendalaman.
5:41
Terima kasih sudah menyimak sampai
5:42
akhir. Tetap semangat belajar. Jadilah
5:45
administrator muda yang kompeten dan
5:47
berintegritas. Wasalamualaikum
5:49
warahmatullahi wabarakatuh. Yeah.
